Bentuk-bentuk surat bisnis

Bentuk surat ialah tata letak bagian-bagian surat. Masing-masing bagian surat mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan perannya. Pada asasnya hanya ada dua bentuk surat yang dapat dibedakan secara mendasar. Bentuk-bentuk lainnya sekedar variasi hasil modifikasi atas kedua bentuk dasar tersebut. Kedua bentuk itu adalah block style dan semi block style. Selain itu masih ada bentuk full block style, hanging paragraph style, dan official style.

Bentuk surat resmi yang biasa digunakan:
1. bentuk lurus penuh (full block).
2. bentuk lurus (block).
3. bentuk setengah lurus (semi block)


Bentuk-Bentuk Surat
- Berdasarkan Asal dan Tujuan
1. Surat Intern: Surat yang berasal dari dan ke sesama bagian dalam suatu lingkup sebuah instansi.
2. Surat Ekstern: Surat yang berasal dari dan untuk instansi lain di luar sebuah instansi atau organisasi.

- Berdasarkan Status
1. Surat Dinas: Surat yang ditujukan kepada pejabat atau yang disertai nama dan jabatan ybs.
2. Surat Pribadi: Surat yang ditujukan kepada seorang pejabat/pegawai tanpa menyebutkan jabatan ybs.

- Berdasarkan Sifatnya
1. Surat Penting: Surat yang memerlukan tindak lanjut dan memiliki nilai guna dalam proses administrasi.
2. Surat Biasa: Surat yang tidak memerlukan tindak lanjut, namun cukup diketahui saja.
3. Surat Rahasia: Surat yang bersifat rahasia, hanya boleh diketahui oleh pimpinan atau pejabat yang ditunjuk atau alamat yang ditunjuk.

Faktor yang mempengaruhi penulisan pesan bisnis

WRITING COLLABORATIVE

Writing collaborative adalah penulisan secara kolaboratif yang bertujuan untuk menghasilkan pesan kolaboratif. Pesan kolaboratif adalah sebuah dokumen/presentasi yang dihasilkan anggota tim secara bersama-sama (biasanya melibatkan manajer proyek, peneliti, penulis, seniman grafis maupun seorang editor).

Agar penulisan kolaboratif dapat berjalan efektif, berikut ini adalah panduan-panduan dalam penulisan secara kolaboratif, yaitu hal-hal yang berhubungan dengan:

1. Team members
Yaitu memilih anggota tim dengan bijak. Memilih anggota tim dari orang-orang yang memiliki keterampilan, peduli terhadap proyek, memiliki pengalaman dan bakat yang dibutuhkan dalam proyek.

2. Strong leadership
Memilih pemimpin yang kuat dan bertanggungjawab, bias memotivasi tim dan selalu memberi informasi yang diperlukan anggota tim.

3. Cooperation
Kerjasama, membangun komunikasi dalam tim, saling keterbukaan, sehingga timbul saling percaya dalam tim.

4. Clear goals
Tujuan proyek harus jelas.

5. Solid commitment
Menciptakan komitmen yang solid, rasa kepemilikan dan tanggung jawab bersama terhadap dokumen pada setiap anggota.

6. Clear responsibility
Tanggung jawab yang jelas, menetapkan peran setiap anggota secara spesifik dan menetapkan batas yang jelas dalam pekerjaan anggota.

7. Prompt action
Tindakan harus cepat, dengan cara menetapkan batas waktu pekerjaan pada setia bagian.

8. Compatible technology
Memastikan kesesuaian teknologi yang digunakan dengan system pengerjaan proyek.

9. Applied technology
Menerapkan teknologi secara bijaksana, efektif dan efisien.

Hambatan komunikasi bisnis dan cara mengatasinya

Hambatan Komunikasi Bisnis
• Iklim komunikasi tertutup, karyawan sedikit mengetahui tentang perusahaan, informasi dikuasasi oleh pemimpin.
• Struktur organisasi yang besar dan berjenjang, distorsi, penyampaian tertunda, persepsi berbeda.
• Filtering, pesan dirubah, diperpendek atau diperpanjang.
• Tidak percaya, merasa diperdaya, dimanipulasi atau diperlakukan dengan tidak adil.
• Rivalitas antar karyawan, saling merahasiakan informasi yang bisa menguntungkan orang lain.
• Status dan power.


Mengatasi Hambatan Komunikasi Bisnis
• Mendorong iklim komunikasi terbuka, mendorong masukan dan feedback dari karyawan
• Menyederhanakan struktur organisasi, mengurangi layer, informasi lebih cepat
• Mempromosikan komunikasi horisontal, meningkatkan moral, menambah ide-ide.
• Membuat pusat isu, karyawan bisa mengkonfirmasi isu yang berkembang
• Membuat saluran formal seperti newsletter untuk memuat berita/informasi perusahaan

Saluran Komunikasi bisnis

Komunikasi formal : mengikuti garis hirarki atau jabatan
Tiga arah komunikasi formal :

• Downward : dari pengambil keputusan ke karyawan; Contoh : Kebijakan, rencana, strategi, instruksi dan prosedur
• Upward : dari pekerja kepada pimpinan; Contoh : laporan kerja, dan usulan perbaika
• Horizontal : sesama karyawan/level yang sama; Contoh : Meeting, e-mail, dan memo
  

Komunikasi informal (grapevine) : berdasarkan hubungan sosial
• karyawan sering bersosialisasi saat makan siang, istirahat atau pulang kantor.
• bila banyak informasi yang beredar melalui informal artinya komunikasi formal tidak efektif
• Keuntungan :
• informasinya lebih cepat dan efektif
• bisa mengekspresikan pendapat tanpa ragu-ragu

Komunikasi bisnis

Fungsi Komunikasi Bisnis
Fungsi internal dan external komunikasi bisnis secara umum :
1. Menginformasikan (to inform)
2. Membujuk (to persuade)
3. Mempromosikan (to promote goodwill)

Komunikasi Bisnis Internal
Internal : atasan, bawahan dan rekan kerja
Fungsi :
• Mengeluarkan dan menjelaskan peraturan/prosedur
• Menginformasikan progres perusahaan
• Mendorong pegawai melakukan perbaikan
• Evaluasi, memberi penghargaan dan menegur pegawai


Komunikasi Bisnis External
Eksternal : konsumen, suplier, pemerintah, dan publik
Fungsi :
• Membujuk konsumen membeli produk
• Menjelaskan produk atau layanan
• Mengklarifikasi spesifikasi yang dibutuhkan
• Mempromosikan image positif perusahaan
• Memberikan kredit dan menagih piutang


Bentuk Komunikasi Bisnis
Komunikasi tertulis : Pengumuman, memo, e-mail, surat, laporan, proposal dll.
Keuntungan :
• Catatan permanen
• Pesan yang terencana
• Ekonomis
• Distrubusi lebih mudah.

Komunikasi lisan :Pembicaraan, telepon, wawancara, rapat, konfrensi
Keuntungan :
• Feedback langsung
• Bisa menangkap nonverbal
• Mudah

Timbulnya BISNIS internasional

dengan semakin banyaknya jumlah perusahaan yang terjun ke dalam bisnis internasional, perekonomian dunia dengan cepat menjadi sistem tunggal yang saling bergantung satu sama lainnya .

pengertian globalisasi bisnis merupakan proses bisnis dalam perekonomian dunia. dengan demikian semakin berkembangnya impor dan ekspor produk dari negara satu ke negara lain, karena masing-masing negara saling membutuhkan hasil produksinya.

Alasan-alasan keberhasilan BISNIS

1. Kerja keras, dorongan dan dedikasi. para pemilik bisnis harus berkomitmen dalam mencapai keberhasilan dan rela menghabiskan waktu dan usaha sebanyak mungkin untuk dapat mewujudkannya.
2. Permintaan akan produk dan jasa yang disediakan
3. Kompetensi manajerial, manajer yang mengerti konsep dan berpengalaman.
4. Keberuntungan.